Como gerenciar espaços de trabalho e hot desking nos escritórios durante e pós pandemia?

gerenciar espaços de trabalho

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Com a crise causada pela pandemia da COVID-19, são poucas as empresas que não tiveram sua rotina drasticamente alterada. Agora, com a perspectiva de voltar às atividades, o objetivo passou a ser a elaboração de uma estratégia para gerenciar espaços de trabalho e hot desking. Afinal, como manter a dinâmica da organização sem colocar em risco a saúde dos profissionais?

Um ponto importante a se ter em mente é o papel da tecnologia, já que ela viabiliza a execução de diversas atividades e pode ajudar nessa fase de adaptação. Por isso, criamos este post especial para mostrar os principais desafios a serem superados no contexto da pandemia, mostrando algumas práticas que vão ajudar aos gestores de Recursos Humanos, Facilities, COOs a trazer os empregados de volta ao espaço de trabalho corporativo com distanciamento social, amenities para um trabalho seguro a partir do escritório. Confira!

Quais são os maiores desafios na volta ao trabalho?

O primeiro passo é entender realmente o que está em jogo. Se a sua empresa planeja retornar às atividades, é preciso ter a consciência de que se as medidas adequadas não forem tomadas, a saúde dos colaboradores é colocada em risco — o que pode gerar afastamentos, atrasos em entregas e prejuízos para toda a organização.

Já no que se refere à estratégia para gerenciar espaços de trabalho, um ponto de destaque é o distanciamento social. Além do uso de máscaras e de álcool em gel, esse é um dos fatores mais relevantes para quem busca reduzir o risco de contágio. Áreas muito fechadas, mobílias próximas e o excesso de cadeiras pode favorecer a aglomeração de pessoas, algo que precisa ser evitado.

O horário de chegada e a própria escala de trabalho trazem consigo o mesmo risco, já que tendem a formar gargalos em determinados ambientes. Nesse sentido, é válido considerar a redução ou mesmo a interdição de áreas comuns, limitando os espaços ao essencial e com o distanciamento adequado.

Por fim, outro grande desafio é lidar com as superfícies de contato, como maçanetas, telas touch screen, elevadores etc. Nesse caso, criar um elo de comunicação fácil entre empregados e equipe de limpeza é fundamental para que o ambiente de trabalho continue sendo sanitizado e limpo on-demand, e após o uso de mesas de trabalho, ou mesmo salas de reunião para empresas que decidam abrir suas salas para uso neste momento. 

Quais outras medidas são essenciais?

A Organização Internacional do Trabalho (OIT) divulgou uma lista de orientações com o objetivo de ajudar as empresas a promoverem ambientes mais protegidos durante a pandemia. Além de algumas das dicas citadas anteriormente, o documento sugere as seguintes ações:

  • formar uma equipe para planejar (e organizar) a fase de retorno ao trabalho;
  • no planejamento, estabelecer quem deve retornar e de que forma;
  • adotar medidas organizacionais, de engenharia e administrativas;
  • promover meios para higiene pessoal;
  • fornecer equipamentos de proteção individual (EPIs) e orientar sobre como usá-los;
  • monitorar a saúde dos colaboradores;
  • considerar riscos de outras naturezas (psicossocial, por exemplo);
  • revisar planos de emergência;
  • atualizar medidas preventivas e de controle.

Nica Faustino, o Commercial Director da New Wave Workspace, aponta algumas medidas adicionais que exigem atenção especial. Segundo ele, é fundamental criar uma “sinalização física no edifício para distanciamento social”. Trata-se de um tipo de lembrete que faz diferença no dia a dia das pessoas, mantendo-as sempre atentas à importância dos cuidados.

Parte disso inclui a sinalização para que corredores sejam usados em sentido único, evitando a criação de gargalos onde as pessoas fiquem se cruzando para ir de um lugar ao outro. Nica destaca também que salas de reunião devem ter suas capacidades reduzidas, sugerindo, por exemplo, que a capacidade de pessoas por sala de reunião seja reduzida para manter o distanciamento social entre as pessoas.

Qual é a importância da estratégia de Hot Desking?

O Hot Desking é fruto de uma tendência que evoluiu ao longo de algumas décadas. Das salas fechadas e separadas para gestores e cargos mais altos, passando por cubículos e mesas compartilhadas para os funcionários como um todo, muitas organizações já adotam sistemas de ambiente compartilhado sem qualquer demarcação de espaço.

Essa otimização traz redução de custos e dá mais dinamicidade ao ambiente, mas precisa ser gerenciada com eficiência durante a pandemia. Afinal, se o funcionário pode utilizar qualquer mesa à disposição, é importante ter atenção a dois pontos especiais: a limpeza contínua desses ambientes e o sistema de agendamento.

O New Wave Workspace, por exemplo, é uma plataforma que otimiza o processo de distribuição das mesas conforme solicitação dos funcionários. Para melhorar a eficiência das medidas de isolamento e proteção nas empresas durante a pandemia, uma estratégia interessante tem sido a de implementar esse sistema para mapear exatamente quais mesas podem ser utilizadas e distribuir os funcionários ao longo de diferentes períodos.

gerenciar espaços de trabalho e hot desking

A adoção do home office como método adicional, por exemplo, permite que um profissional agende uma mesa por algumas horas no escritório apenas para solucionar questões essenciais que exigem sua presença física no local. No restante do tempo, ele faz o trabalho remoto de sua própria casa e o espaço fica livre para outro funcionário, tendo um pedido de limpeza e sanitização automaticamente gerado pelo New Wave Workspace para a equipe de limpeza entre a utilização de espaços por diferentes pessoas.

A vantagem do sistema é otimizar a gestão de todos os agendamentos, reduzindo custos, facilitando o cronograma de limpeza e dando ao gestor um controle maior sobre quem está na empresa em cada horário.

Um dos grandes diferenciais da solução New Wave Workspace é ter um longo histórico de atuação na Inglaterra e na Ásia, o que permitiu ao time desenvolver uma gama de feature-sets e valores com maior visibilidade e tempo antes de trazer a solução para a América Latina, e Brasil.

Insights e Analytics do uso dos espaços

Um dos maiores desafios na implementação de uma política de Hot desking é a falta de acompanhamento, de relatórios, insights e analytics que permitam aos gestores de Facilities, saberem como seus prédios, espaços de trabalho estão sendo utilizados. Quem agendou um hot desk e não apareceu? Quais hot desks tem a maior demanda, e quais insights podem ajudar na tomada de decisão, e também comunicação aos colaboradores sobre as vantagens de hot desking. Percebemos que o mercado nacional tende a ter soluções incompletas em relação a insights e analytics, focando apenas em relatórios básicos de utilização, e não expandem para áreas gerencias para tomada de decisões. A experiência internacional que a New Wave Workspace traz normalmente ajuda a abrir os olhos do mercado Latino Americano para a Arte do Possível.

Contact Tracing (Rastreamento do colaborador)

contact tracing

Com a solução New Wave Workspace, gestores de Recursos Humanos podem ter uma forma sistêmica de saber quem esteve proximidade com quem, ajudando assim a identificar as pessoas que deveriam ser postas em quarentena para sua própria segurança e segurança de seus amigos de trabalho.

Não se esqueça do Service Desk

O Service Desk é um grupo de profissionais que presta serviços aos colaboradores de uma empresa. Seu papel é fundamental para que a infraestrutura de TI, Facilities, por exemplo, funcione de maneira ininterrupta e eficiente.

No caso da adoção do agendamento para Hot Desking, essa equipe faz a gestão remota do uso de mesas e de equipamentos, atendendo às demandas específicas dos profissionais.

Conserto de cadeiras, adaptação de mesas, oferta de serviços de Facilities, catering, configuração de redes e outras necessidades específicas podem ser solicitadas diretamente pelo aplicativo pelos usuários. Dessa forma, uma parte cada vez maior dos serviços de manutenção da dinâmica de trabalho são centralizados no ambiente digital, favorecendo o distanciamento social na rotina das equipes.

Como saber mais informações e iniciar um projeto

Como você pôde ver, é possível gerenciar o espaço de trabalho conforme as orientações da Organização Mundial de Saúde e da própria OIT contando com tecnologia de sistemas como o da New Wave Workspace. O resultado é um impacto positivo na saúde e segurança dos profissionais — o que pode ser acompanhado de uma otimização crescente do ambiente, uma vantagem que tende a ser preservada mesmo depois de superarmos a crise causada pela pandemia!

Então, que tal levar essas práticas para sua empresa? Conte com os especialistas do Grupo Discabos para tirar todas as suas dúvidas e auxiliar no desenho da solução completa. Entre em contato com o Grupo Discabos e fale com quem é referência em infraestrutura tecnológica no Brasil!

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