Como criar um sistema de agendamento de salas?

O alto volume de reuniões e consultas em uma empresa ou clínica, demanda um sistema de agendamento de salas para evitar confusões e perda de tempo. A otimização operacional deve começar por aí, já que isso promove melhorias produtivas aos profissionais. Mas como criar um sistema eficiente para esses agendamentos?

Isso é o que você descobrirá no post de hoje. Então, veja a partir de agora o que considerar na montagem de um mecanismo de controle para o agendamento de salas!

Por que é importante ter um sistema de agendamento de salas?

Quando os profissionais podem consultar a disponibilidade de salas em um painel digital próprio, evitam a perda de tempo com procura por espaços vagos e não perturbam eventos em andamento batendo na porta para descobrir quais locais estão vazios.

O sistema também deve evitar confusões relacionadas ao agendamento para dois eventos distintos na mesma data, local e horário, levando um dos grupos a ter que desistir, adiar ou transferir a programação para outra sala não equipada adequadamente.

E não é só isso. O sistema deve mostrar quais salas são ideais para cada tipo de evento, quais são frequentemente utilizadas e quais não são. Assim, é possível descobrir os espaços que geram mais receitas e os que causam mais despesas com manutenção, podendo readequá-los para o melhor uso.

Como criar um sistema de agendamento eficiente?

Com base na importância do sistema de agendamento, separamos algumas das principais dicas para você criar um painel de controle eficiente na empresa ou consultório. Confira!

1. Use a tecnologia a seu favor

Muitas empresas e consultórios ainda usam planilhas eletrônicas, mas elas não são confiáveis devido aos riscos de alterações de dados sem autorização e perdas de informações por erros manuais.

Portanto, o primeiro passo para desenvolver um bom sistema de agendamento de salas é contar com recursos tecnológicos mais seguros e com ferramentas próprias para o gerenciamento de calendário. Hoje, já é possível encontrar soluções desenvolvidas exclusivamente para esse fim no mercado, o Grupo Discabos é distribuidor da melhor delas, a New Wave Workspace.

2. Incorpore as salas ao sistema

O sistema deve apresentar uma grade de salas com status de reserva e ocupação em tempo real na tela e oferecer a possibilidade de agendamentos e cancelamentos via internet. Cada status também deve conter mais detalhes, como dia, horário e período de ocupação, além da programação que será realizada.

Então, depois de contratar os serviços de um sistema próprio, nomeie as salas e insira cada uma delas no calendário. Não esqueça de detalhar suas respectivas características e recursos, como sistemas de áudio e vídeo e conexão via Wi-Fi, no processo.

3. Sinalização de agendamentos em cada sala

Para evitar problemas de interrupção em salas que estão ocupadas e possibilitar que o pessoal possa fazer uma reunião instantânea sem precisar usar o calendário online, você vai precisar de um sistema que possibilite sinalizar o cronograma de agendamento na porta de cada sala.

Estas soluções são baseada em softwares que se integram ao sistemade calendário e mostram esse agendamento em paineis fixados nas portas das salas. O Grupo Discabos possui duas opções a JOAN e o painel CRESTRON. Clique nos links para conferir mais informações sobre eles. Não deixe de fazer nosso treinamento gratuito sobre a solução Crestron.

4. Engaje os profissionais

Antes de implementar o sistema, promova testes e treinamentos para os profissionais que o utilizarão. Para economizar tempo, pode unir as duas etapas, já que o teste feito por usuários promove amplo conhecimento e experiência.

O sistema de agendamento de salas serve como uma ótima ferramenta para os instaladores desenvolverem um diferencial competitivo e fidelizar clientes. Isso porque, com ela, também é possível oferecer outras soluções de áudio, vídeo e automação para as empresas alcançarem um novo patamar de otimização operacional e produtividade. Ou seja, ambos os lados, usuários e instaladores, devem se beneficiar com a solução.

Gostou das dicas? O Grupo Discabos tem soluções completas para sistemas de áudio, vídeo e automação em salas de reunião. Entre em contato com a gente passando todos os detalhes da sua solução, para ajudarmos no desenho da solução mais adequada para o seu projeto.