Como automatizar uma sala de reunião?

Quando se planeja automatizar a sala de reunião para uma apresentação perfeita, um programa de treinamento abrangente ou uma videoconferência interativa, o controle das funções do espaço não pode ter complicações.

Quem já não se deparou com um problema na configuração do vídeo da sala de reunião, naquele momento crucial de uma apresentação importante para a diretoria ou para um cliente? Todos conhecem algum relato relacionado a uma apresentação que foi comprometida por alguma falha de configuração do sistema.

Veja, neste artigo elaborado com base na entrevista de Bruno Ballem Camargo, diretor de tecnologia da KVM Informática, como automatizar uma sala de reunião para evitar esses problemas, a melhor tecnologia para os projetos e as vantagens dessa otimização para as empresas. Boa leitura!

Conheça abaixo diferentes opções para se modernizar e automatizar uma sala de reunião

Controle de iluminação e ar acondicionado

INELS é uma marca do fabricante tcheco Elko EP e comercializa dimmers, relés e ferramentas para controle de temperatura, abertura e fechamento de cortinas, sensores e módulos especiais de iluminação, entre outros. O software permite a configuração offline, o que aumenta sua abrangência das ferramentas.

Já a INTESIS, marca espanhola, é focada na automação e controle de ar condicionado e na construção de gateways de comunicação para protocolos abertos, como Modbus, BACnet, KNX, LonWorks, M-Bus entre outros. Promove inovação e eficiência energética em ambientes corporativos.

Gestão de agendamentos das salas

Existem painéis da marca JOAN, que sinalizam a ocupação das salas para as pessoas que se aproximam e podem ser programados por e-mail. Dessa forma, o ambiente fica indisponível para os demais usuários durante o tempo em que foi reservado.

O site descreve que JOAN ajuda a melhorar as três características essenciais de um escritório moderno:

• organização: programa rapidamente as funções da sala, auxilia na busca de informações e na reserva por meio do calendário ou diretamente na porta da sala de reuniões;
• personalização: eleva a cultura da organização graças aos recursos de personalização — adota o logotipo, o estilo e o idioma da sua empresa;
• eficiência: melhora o controle, pois detecta e elimina quaisquer reuniões autônomas, organizando o calendário e liberando espaço para outras pessoas.

Monitoramento e emissão de relatórios do uso das salas e dos equipamentos

A Crestron também integra sistemas e tecnologias. O software de monitoramento e programação Crestron Fusion adiciona uma camada de inteligência para transformar uma organização em uma empresa de alto desempenho, com agendamento de salas, suporte remoto, monitoramento global de dispositivos e coleta e geração de relatórios.

Gestão e atualizações dos equipamentos pela nuvem

Já existem, no mercado, diversas soluções que facilitam a integração dos usuários com o sistema instalado, sistemas de controle all-in-one (tudo em um), por exemplo, que propiciam um comando automatizado e integrado de todas as tecnologias de uma sala de reunião e facilitam a vida dos usuários para a promoção de apresentações memoráveis.

A ATEN — empresa líder no fornecimento de KVM, conectividade para TI e soluções de gerenciamento —, criou o ATEN Control System, sistema de gestão padrão, com base em Ethernet, que possibilita o controle centralizado dos equipamentos de forma simples, por meio de um tablet, celular ou computador.

A solução agiliza o gerenciamento de hardware, simplifica as operações de controle e tem uma configuração muito intuitiva: qualquer pessoa com conhecimento intermediário em redes consegue fazer as configurações necessárias e criar interfaces simples para controlar o sistema.

Ferramentas de áudio (captação das conversas)

TOA é uma marca japonesa com grande reconhecimento no mercado é conhecida principalmente pelas suas soluções de Public Address e Sistema Integrado de Evacuação por voz (EN 54 certified, UL 2572 e CAN/ULC-S576) — o software identifica a posição e o número dos alto falantes que compõem um projeto — e a SHURE é uma empresa de grande excelência na comercialização de uma ampla linha de microfones e acessórios para captação sonora.

Soluções de vídeo (sistemas de compartilhamento de imagens, vídeo conferencia, conversas remotas, monitor interativo)

MAXHUB é uma das líderes mundiais no desenvolvimento de soluções touch. Essa arquitetura que combina tela, computador e outras ferramentas para videoconferência (câmeras, microfones e falantes embarcados) é ideal para empresas e escolas.

Assim como ela, a LG é reconhecida pelos seus displays profissionais e na vanguarda do desenvolvimento de novas tecnologias. Sua linha de monitores profissionais conta com:

• displays 4K stand alone;
• displays com gerenciamento de conteúdo;
• displays para videowall com bordas finas, maior ângulo de visão e vidro anti reflexo.

Quais as vantagens de a empresa ter uma estrutura adequada?

Automatizar a sala de reunião

Significa comodidade, alta disponibilidade e aproveitamento máximo de todos os recursos disponíveis para garantir a melhor experiência do usuário. As soluções de automação foram desenvolvidas para facilitar o espaço de trabalho, além de promoverem as vantagens que descrevemos a seguir.

Comodidade

A maior demanda pela conectividade dos recursos de gestão e controle de salas de reunião acontece em função da necessidade de conveniência dos usuários, que não querem uma série de equipamentos complicados para utilizar em seu dia a dia.

Facilidade

São horas de suporte e treinamento para entender todas as funcionalidades de equipamentos digitais. Mas, com automação, as pessoas usufruem das vantagens da inovação sem precisar compreender como elas funcionam.

Profissionalismo

Uma sala de reunião automatizada também transmite a sensação de profissionalismo. Quando tratamos de assuntos de trabalho, é necessário demonstrar autoridade e seriedade e a tecnologia pode ser uma grande aliada e trazer muitos clientes para a empresa.

São recursos de transmissão de áudio e vídeo, painéis de led, videowalls, assistente de voz etc., que, além de simplificarem o funcionamento da infraestrutura, ajudam a aumentar a credibilidade do negócio.

Controle inteligente

Antigamente, as salas de reunião precisavam ser gerenciadas por uma ou mais pessoas, que controlavam a ocupação com planilhas manuais e, muitas vezes, deixavam para acionar os aparelhos quando todas as pessoas já estavam dispostas e interessadas no conteúdo que seria compartilhado. Eram gastos preciosos minutos — ou horas —, até que todos os equipamentos estivessem ligados e em pleno funcionamento.

Imagine monitorar o funcionamento e garantir disponibilidade e alta capacidade de execução de recursos em inúmeras salas de reunião ao mesmo tempo: definitivamente, isso é possível!

Com esse controle inteligente, todos os recursos são ativados de forma simplificada: o terminal de chamadas e os sensores funcionam por meio de um único dispositivo, como um smartphone ou tablet.

Produtividade

O metro quadrado em grandes cidades e metrópoles tem alto valor, o que faz com que as salas de reunião sejam ainda mais importantes. Quando um “no show” acontece — a pessoa que marcou o evento não aparece —, o espaço não fica inutilizado, pelo contrário, pode ser facilmente ocupado por outra pessoa.

Por meio da tecnologia, também é possível acompanhar alguns indicadores-chave de desempenho. Também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), são métricas que podem apontar índices de subutilização, por exemplo, para que a empresa crie ações que aproveitem melhor aquele espaço.

Alguns relatórios de uso das salas e dos equipamentos mostram dados acerca do consumo por sala e dos recursos, de quantas pessoas participam, de quantas horas foram usadas por dia etc. Essas informações podem ajudar a empresa a economizar com pessoas e equipamentos.

Escalabilidade

A alta conectividade de todos os recursos não inibe a possibilidade de inserção de novos equipamentos ou funcionalidades. Assim, toda a infraestrutura ganha escalabilidade, ou seja, pode aumentar à medida que a demanda do cliente for maior.

Quais as etapas de um projeto de automação?

1. Entender as especificidades da demanda

Após o cliente identificar sua necessidade, é preciso entender as especificidades do negócio, a fim de otimizar o espaço e as funcionalidades da sala.

Também é preciso que o real usuário da sala esteja presente nesse momento, para apontar as demandas mais urgentes, e que saiba exatamente como a automação impactará na sua produtividade, como um profissional de TI.

2. Criar uma lista de necessidades

Criar uma lista de necessidades desse usuário é o primeiro passo para delinear todo o projeto: sem isso, é possível colocar uma série de equipamentos caros, que, além de custosos, farão com que o projeto fique aquém das necessidades do negócio.

Com essa necessidade bem alinhada e com a consciência de que é preciso entregar o máximo valor para otimizar a experiência do usuário, é possível delinear quais os recursos que podem ser entregues para atender exatamente à demanda do cliente.

Se for solicitado um projetor com bastante luminosidade, ou som excepcional, nossa equipe traduz essa informação após verificar o que compõe a estrutura do cliente, ou seja, qual o real conceito de bom para aquele cliente.

Podemos, inclusive, encenar com o cliente a chegada à sala e a utilização dos equipamentos, para entregar recursos de que ele realmente necessite. Então, falamos de:

• avaliação da necessidade;
• brainstorming;
• conceito;
• validação das características do projeto;
• satisfação total do cliente.

3. Receber aprovação do cliente

Por que é importante essa validação? É por meio dela que o projeto realmente começará e, sem que a explicação seja muito técnica, para o cliente não pensar que serão entregues recursos de que ele não necessita, o usuário final atesta nosso conceito e acompanha esse desenvolvimento de perto, ponto a ponto.

Ele entende, por exemplo, quais são os itens de conectividade que serão necessários e quais aparelhos já compõem a infraestrutura e poderão ser aproveitados ou deverão ser adquiridos: entradas HDMI, um sistema de apresentação wireless e um DVD ou Blu-Ray, por exemplo. Já houve casos em que um VHS antigo compôs a nova infraestrutura.

4. Levantar soluções e ferramentas que serão usadas

Com o levantamento de todos os ativos, podemos começar a pensar em automação, momento em que realmente é possível agregar valor para garantir comodidade e produtividade ao espaço — basta o usuário ligar um ou dois botões para fazer funcionar:

• terminais de videoconferência com os televisores, monitores e telas touchscreen;
• luzes (alguma delas, todas de uma vez ou de forma progressiva, por exemplo);
• ar-condicionado na temperatura programada;
• desligamento automático da sala.

Tudo isso pode ser programado nessa última etapa do projeto de automação, e o cliente recebe todas essas funcionalidades e atesta cada uma delas durante a execução do projeto.

Automatizar a sala de reunião é uma oportunidade de aumentar a eficiência da empresa e adequar-se a esse novo contexto da transformação digital.

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