Como otimizar o agendamento e uso de salas de reunião

Para o bom andamento de uma empresa, a realização de reuniões periódicas é essencial. São nesses momentos em que os líderes têm a chance de comunicar aspectos como: planejamento de um novo ciclo de atividades, mudanças na gestão e outras novidades que venham a surgir na companhia.

Mas, especialmente em grandes empresas, problemas podem ocorrer no agendamento e uso de salas de reunião. Entre eles, tem-se as interrupções no meio da conferência e a falta de locais para fazer a discussão. Por isso, neste artigo daremos dicas de como fazer um efetivo agendamento de sala de reunião. Você também vai descobrir como a tecnologia pode ajudar no processo. Continue lendo para aprender conosco!

Problemas comuns no agendamento de salas de reunião

A falta de espaço disponível é um dos principais problemas no momento de agendar uma reunião. Com isso, caso não haja na empresa um sistema de demarcação das salas já ocupadas, é de se esperar que outras pessoas batam à porta para verificar se o local está vago, o que acaba por quebrar a dinâmica da discussão e comprometer sua produtividade.

Sabe aquele momento no trabalho quando você tem uma ótima ideia e que seria ótimo discuti-la com seu colega, mas não dá para deixar para o dia seguinte? Pois é, em muitas empresas, agendar uma sala de reunião é uma tarefa burocrática. A necessidade de consultar um sistema e verificar quais salas estão disponíveis exige certo tempo, o que nem sempre torna possível encontrar um espaço disponível no momento. Por isso, certa antecedência é necessária.

Além dos problemas relacionados à necessidade de reserva de espaços, também há empresas em que as salas não são efetivamente usadas para reuniões. Com isso, são gerados gastos desnecessários para manutenção desses espaços.

Diante desses problemas, é importante que as empresas busquem uma forma de otimizar o gerenciamento de suas salas de reunião. Veja a seguir como a tecnologia pode ser uma solução para um agendamento mais prático dos espaços.

Como usar a tecnologia no agendamento de uma sala de reunião

Para colaboradores que ocupam cargos de gerência, boa parte do tempo nas empresas é tomada por reuniões. Para manter o foco e gerar bons resultados com as discussões, pode-se usar os recursos tecnológicos. Eles agregam conforto e trazem uma melhor experiência à reunião.

Nesse sentido, é importante contar com um bom sistema de áudio e som, de forma a garantir a melhor experiência aos participantes da reunião.

Além disso, é importante que a empresa conte com um sistema eficiente para agendamento das salas. Sabia que o mercado já oferece soluções para o agendamento e gerenciamento de salas de reunião? Por meio de um sistema de reserva de salas, você poderá fazer um controle mais eficiente do uso do espaço e oferecer mais comodidade aos seus colaboradores.

Joan: a solução para um melhor gerenciamento de salas de reunião

Joan é um sistema que pode ser acessado a partir de um desktop, tablet ou celular. Por meio de painéis colocados na entrada de cada sala, pode-se verificar rapidamente se ela está livre e também consultar o tempo disponível para a reunião, o que evita constrangimentos gerados por interrupções. Caso a sala esteja livre, o agendamento pode ser feito na hora.

Outra facilidade oferecida é que o Joan pode ser integrado ao seu calendário do Google ou Outlook. Assim, as marcações de salas são feitas automaticamente, sem a necessidade de uma pessoa ficar encarregada por essa tarefa.

Além disso, o sistema gera relatórios quanto à utilização de todas as salas de reuniões da empresa, o que permite realizar análises e estabelecer melhorias no uso do espaço. Dessa forma, locais não utilizados para conferências podem ser destinados a outra finalidade ou, até mesmo, ser eliminados para evitar custos.

Os painéis do Joan não necessitam de cabos, pois tudo é feito por meio do acesso ao Wi-Fi. Com um baixo consumo energético, os aparelhos podem ser utilizados por um longo tempo sem necessidade de recarga. Assim, além de trazer maior comodidade aos usuários, o sistema favorece a redução dos gastos com energia.

Como vimos, para otimizar o agendamento e gerenciamento de salas de reunião, é interessante contar com um sistema próprio para essa atividade. Com ele, contratempos como a indisponibilidade de salas e a interrupção do encontro podem ser facilmente evitados.

Entre em contato conosco para saber mais, essa pode ser a solução para acabar com suas dores de cabeça no agendamento e gerenciamento de reuniões.