Quais são as principais tecnologias para uma sala de reunião?

Para realizar uma apresentação de melhor qualidade, é necessário utilizar os melhores equipamentos para as salas de reunião. Sem a tecnologia adequada, sempre faltará alguma coisa para deixar o encontro mais eficaz e atrativo. Felizmente, esse campo não para de evoluir e há diferentes soluções que podem ser aplicadas em conjunto para obter os melhores resultados. Neste artigo, vamos apresentar as principais tecnologias para sala de reunião que você pode adotar em seus projetos pessoais e também sugerir para os seus clientes. Boa leitura!

O que é uma sala de reunião inteligente?

A palavra-chave para montar uma sala de reunião inteligente é “automação“, que promove um gerenciamento mais efetivo dos aparelhos eletrônicos. Os processos automatizados são mais eficientes e rápidos, exigindo pouca interferência da ação humana. Devido à autonomia proporcionada por esses recursos, todo sistema que dispõe deles é habitualmente chamado de “inteligente”.

Uma sala de reunião nesse formato permitirá uma experiência única para todos os participantes e aumentará a boa imagem da empresa e também do profissional responsável por sua montagem.

Quais são as características de uma sala de reunião inteligente?

Uma sala de reunião inteligente deve contar com as principais tecnologias voltadas para esse espaço. Como características essenciais, podemos citar:

• comodidade;
• facilidade;
• produtividade;
• controle inteligente;
• escalabilidade;
• profissionalismo.

Esse é um investimento que oferece bons retornos na forma de reuniões mais produtivas, de geração de economia financeira e, posteriormente, com os melhores resultados na rotina da empresa, com o aumento na eficiência do trabalho e com a possibilidade de mais lucros. Para garantir essas características, é importante considerar alguns pontos, como:

• a escolha adequada das mesas, considerando o formato, a função, o estilo e o espaço (uma dica é apostar em mesas compartilhadas que, geralmente, preenchem bem todos esses requisitos);
• a escolha de cadeiras confortáveis;
• o isolamento acústico e o conforto térmico;
• as paredes com revestimento ou uma pintura sóbria;
• a conectividade do espaço, com o uso da rede Wi-Fi, de conexões e de fontes de energia adequadas para os equipamentos (tomadas, entradas HDMI/VGA, dispositivos de armazenamento, controle remoto);
• o sistema de videoconferência.

Quais são as principais tecnologias para salas de reunião?

Para instalar os equipamentos mais adequados, o projetista deve conhecer quais são as principais tecnologias para sala de reunião disponíveis no mercado. Ele deve selecionar as que mais se compatibilizam com as necessidades do ambiente, como:

• controle de iluminação e ar-condicionado;
• gestão de agendamento da sala, com recursos que sinalizam a ocupação do espaço para as pessoas;
• sistema de vídeo, com monitor touch, projetor e conexão de computador para mostrar o conteúdo no monitor;
• sistema de áudio, com alto-falantes e microfones.
• controle e automação dos sistemas de áudio e vídeo;
• sistemas multifunção, com monitores “tudo em um”, sistemas de videoconferência e outras ferramentas;
• gestão e atualização dos equipamentos por computação na nuvem;
• monitoramento e emissão de relatórios do uso da sala e dos equipamentos.

Os participantes, mesmo nas reuniões presenciais, costumam usar notebooks ou tablets. Com isso, destaca-se também a importância da conectividade, como já mencionamos, que permite a melhor integração entre todos os equipamentos, sejam eles móveis, sejam eles fixos.

Por que é importante contar com um sistema de videoconferência?

A importância de um sistema de videoconferência é indiscutível em uma sala de reunião, principalmente no momento atual, em que o isolamento social requer, cada vez mais, a comunicação remota. Um bom sistema de videoconferência garante que a comunicação seja mantida com os profissionais, mesmo que eles não estejam presentes.

Além disso, caso seja necessário, a empresa pode substituir as reuniões presenciais por videoconferências para reduzir ainda mais as possibilidades de contágio pelo novo coronavírus.

As reuniões remotas oferecem muitos benefícios, principalmente para as empresas que têm filiais. Com um sistema de videoconferência adequado, é possível reduzir gastos e economizar recursos para novos investimentos, já que os encontros podem se realizar por meio da internet.

Entre os gastos que podem ser reduzidos, quando os profissionais precisam se deslocar de uma cidade para outra ou mesmo de um estado para outro, podemos citar: viagem, transporte local, alimentação e hospedagem.

Não há como deixar de fora das principais tecnologias para salas de reunião, ainda, os recursos multimídia, que envolvem ferramentas diversas que podem ser aplicadas tanto em reuniões remotas quanto nas presenciais. 

Como montar um sistema de videoconferência?

Para a montagem de um sistema de videoconferência eficaz, o profissional especializado em áudio e vídeo precisa analisar a qualidade dos equipamentos e dos softwares.

Os melhores softwares permitem a automação dos processos, já que ajudam nas atividades de instalação, na identificação de interferências e nos ajustes na qualidade da imagem e do som antes e durante a reunião. O sistema integra todos os equipamentos, criando apenas um sistema de controle centralizado, que torna mais fácil o uso de todas as ferramentas e de todos os recursos.

Entre os mais importantes componentes de um sistema de videoconferência, estão:

• monitores touch (sensíveis ao toque) interativos;
• projetores de imagem;
• câmera de vídeo;
• painéis com conectores USB e HDMI para as mesas de reunião;
• alto falantes;
• microfones;
• cabos de rede;
• sistema de automação.

Além da boa qualidade dos equipamentos e do software, o isolamento acústico da sala de reunião é outro fator determinante para o sucesso de qualquer videoconferência.

Quais são as tendências para o futuro?

Hoje, as principais tecnologias para uma sala de reunião já promovem resultados excelentes. Mas, como a evolução tecnológica não para, é evidente que a sala de reunião do futuro ainda será mais desenvolvida e eficaz. A automação continuará como o fundamento das salas de reunião inteligentes do amanhã.

Uma das tendências, que já está funcionando em boa parte dos projetos bem elaborados, é o controle total por meio de dispositivos móveis. O sistema de automação permite que as tecnologias trabalhem simultaneamente e em sintonia, sendo controladas por meio de um dispositivo.

Por exemplo, as cortinas podem ser abertas e fechadas por meio de dispositivos com telas touch. Também é possível fazer o controle da iluminação, o ajuste da temperatura por meio de termostato, o compartilhamento rápido das informações na tela da sala e o começo e o encerramento de uma conferência ao vivo (videoconferência).

Além do controle centralizado e automatizado, outras tendências envolvem:

• Internet das Coisas (IoT), que conecta todos os equipamentos à internet;
• sistema POE, que é um sistema sem fios e, portanto, dispensa a instalação de cabos elétricos.

Essas são as principais tecnologias para salas de reunião do presente e do futuro. Em razão da grande relevância e das facilidades que cada uma delas entrega, como você viu, é importante se manter atualizado para oferecer os melhores projetos aos seus clientes!

O que achou de nosso texto? Deseja uma consultoria sobre o assunto? Tem interesse em conhecer melhor os produtos para salas de reunião? Então, aproveite para entrar em contato com a nossa empresa!