Veja 4 exemplos de uso de sistema de automação em escritórios

O momento atual é caracterizado, principalmente, pelo uso irrestrito de tecnologia. São inúmeros dispositivos e ferramentas utilizados diariamente, um grande volume de informações que precisa ser processado e uma necessidade de integração total entre pessoas e aplicações.

O advento da Internet das Coisas (IoT) está intimamente relacionado a esse contexto e, no ambiente corporativo, pode ser evidenciado pela implementação de sistema de automação em escritório.

Apesar de utilizar os mesmos produtos que uma automação residencial, o sistema de automação em escritório tem objetivos mais específicos: propiciar conforto e comodidade, mas, acima de tudo, visar à redução de custos e o aumento da produtividade.

Quer saber como o seu negócio também pode ser otimizado por meio dessa integração? Continue a leitura deste post!

O sistema de automação em escritório

Empresas são dotadas de processos, que podem ser produtivos, gerenciais ou de apoio. Em cada um deles, seja para realizar a compra de um insumo, seja para integrar novos colaboradores, são executados workflows (fluxos de trabalho) — sequências de ações que antecedem o resultado final.

O sistema de automação em escritório acelera esses workflows, pois automatiza ações que demandariam tempo e esforço para serem cumpridas. Por exemplo, quando um customer success da empresa apresenta um produto ao cliente na sala de reuniões, ele precisa realizar uma sequência de atividades:

entrar na sala;
acender a luz;
ligar a TV;
conectar o cabo de vídeo entre o computador e a TV;
ligar o ar-condicionado;
fechar as cortinas;
ajustar o sistema de som.

Se o fluxo de atividades não for efetivado adequadamente, a reunião não será concluída a tempo e o cliente facilmente perceberá uma falta de organização e de preparo, fatores imprescindíveis para demonstrar capacidade de atendimento ao mercado.

Com um sistema automatizado, todas as ações são realizadas pelo acionamento de apenas um botão.

Em qualquer ambiente organizacional, é preciso que alguém ligue e ajuste a temperatura do ar-condicionado, mantenha os aparelhos em funcionamento durante o expediente ou desligue-os se estiverem ociosos, por exemplo.

Sensores de presença podem ser instalados e toda a infraestrutura pode ser automatizada para adequar o funcionamento dos equipamentos, o acionamento das máquinas e outras ações às necessidades do negócio. Somente um sistema inteligente pode controlar, de forma eficiente, esses workflows.

Assim, o sistema de automação em escritório pode:

identificar a movimentação no ambiente para ligar ou desligar os aparelhos e acionar a iluminação adequada, conforme muita ou pouca incidência de luz natural externa, por exemplo;
desligar, ligar ou ajustar a temperatura do ar-condicionado;
acionar mensagens ou musicas gravadas para avisar sobre determinados horários no escritório como o de entrada, saída, almoço, despacho de transportadora, boas vindas para os clientes etc.;
abrir e fechar portões.

Na automação de uma residência, alguns processos podem mudar com o tempo, como um canal de TV padrão ou o horário em que a persiana será acionada. Já em ambientes corporativos, raramente esses workflows são alterados, facilitando ainda mais a aplicação dessa integração, garantindo eficiência e evitando a ocorrência de erros e desperdícios.

Os exemplos de uso de sistema de automação em escritórios

A aplicação do sistema de automação em escritório depende da demanda da empresa. É preciso mapear os processos adequadamente, antes de integrar ações para aumentar a eficácia do fluxo de trabalho. Confira as aplicações mais utilizadas a seguir.

1. Iluminação

Geralmente, as empresas buscam melhorar a eficiência energética da infraestrutura para reduzir o consumo de energia e garantir mais sustentabilidade aos seus processos. Por isso, sempre são apresentados projetos para implementar a automação no setor de iluminação e ar-condicionado.

Na iluminação, o projeto tem muito espaço para ganhos, pois não basta apenas trocar as lâmpadas incandescentes por LED. É preciso garantir que toda a estrutura de iluminação seja desligada quando não houver pessoas no ambiente organizacional, sendo imprescindível o acionamento por sensores de presença.

2. Controle de acesso

Além disso, em busca de mais segurança para a informação corporativa, muitos gestores implementam a gestão de identidades e acesso. Esse controle também pode ser efetivado pelo sistema de automação em escritório.

É possível controlar o acesso por meio de cartões de radiofrequência, por exemplo, para monitorar horários de entrada e saída, registrar períodos trabalhados ou garantir que o acesso a áreas restritas não seja permitido.

Também pode-se monitorar o uso dos ambientes compartilhados, como as salas de reuniões, para saber quais são as mais utilizadas, inviabilizando parte da estrutura que onera recursos e não traz resultados.

3. Ar-condicionado

O controle energético relacionado ao ar-condicionado pode ser implementado pela programação do aparelho para funcionar de forma autônoma, por meio de sensores de presença, monitoramento remoto ou agendamento de horários.

4. Equipamentos

Alguns gargalos do processo produtivo também viabilizam a aplicação da automatização. O desperdício de insumos e de recursos (água, energia etc.) resultado do acionamento inadequado dos equipamentos ou da ociosidade de máquinas é um exemplo que ocorre na grande maioria das empresas.

Também é preciso controlar, de forma mais eficiente, o uso das mídias, de áudio e de vídeo, para que sejam ativados em momento oportuno, por meio de dispositivos móveis, por exemplo.

Os desafios e as vantagens na implementação dos projetos

O maior desafio na automação de equipamentos está na obtenção das informações junto aos fabricantes. A parceria nesse sentido e um suporte adequado são primordiais para o sucesso do projeto. No entanto, o grande diferencial em implementar um sistema de automação em escritório é o aumento da produtividade, pois colaboradores não perdem mais tempo de trabalho ligando, desligando ou ajustando a infraestrutura para o seu devido funcionamento.

Além de otimizar as horas que podem ser gastas no core business da empresa, a automatização visa à redução dos custos com energia elétrica e com funcionários.

A automatização em escritórios é viável tanto para pequenas quanto para grandes empresas, sem distinção do ramo de atuação, pois deixa o negócio mais dinâmico e evita problemas na infraestrutura.

O melhor momento para efetivar essa automação é sempre na planta dos projetos, mas isso não inviabiliza a adequação da infraestrutura, mesmo após o início das atividades da empresa, principalmente porque é possível realizar a instalação das soluções sem fio para retrofit.

O retorno do investimento é diretamente proporcional ao gasto da empresa: quanto maior a despesa com energia, por exemplo, maior será a percepção pela redução e mais rápida será a absorção do investimento.

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