Atualmente, qualquer pessoa pode participar de uma videoconferência, basta ter uma estrutura mínima composta por um hardware com câmera, microfone e alto-falante. Mas videoconferências para salas de reunião ou auditórios demandam mais atenção — é preciso prover uma experiência qualificada para todos os envolvidos, independentemente da quantidade de pessoas no ambiente.
Isso porque a complexidade dos equipamentos deve aumentar proporcionalmente as proporções do ambiente, assim como é preciso atentar para a qualidade da câmera e do áudio, outros elementos da infraestrutura e características da conexão, que podem ser impeditivos para uma boa experiência de uso.
Criamos este miniguia com base na entrevista de Francisco Pereira, do Grupo Discabos, e Fausto Purin, da ClearOne, para que você saiba como criar uma boa experiência de videoconferência para salas de reunião, conheça a importância de investir em novas tecnologias e descubra como o Grupo Discabos pode prover os equipamentos adequados para a sua demanda. Vamos lá?
Como criar a infraestrutura ideal para uma boa videoconferência em salas de reunião?
É importante notar que equipamentos com alta tecnologia devem ser oferecidos conforme a necessidade do cliente. Por mais sofisticado que seja o equipamento instalado, é preciso contemplar usabilidade, acessibilidade e intuitividade para que a infraestrutura seja usada em todo o seu potencial.
A empresa fornecedora precisa prestar uma consultoria personalizada e assim compreender a demanda, a partir de informações como as características do espaço onde o sistema de reunião virtual será instalado e qual é a disposição de mesas e cadeiras para a plena interação dos participantes durante a transmissão.
Uma videoconferência pode ter diferentes formatos — reunião de diretores, sessão de brainstorming entre equipes, treinamento ou entrevistas para vagas de emprego, por exemplo —, cada um desses objetivos deve ser tratado de maneira diferente em termos de tecnologia e de equipamentos.
Saber essas especificidades facilita decisões para a composição da infraestrutura, como a inclusão de projetores, monitores de vídeo profissionais (comuns ou touch), videowall ou painel de LED. Além disso, é preciso saber qual software de videoconferência é utilizado para definir os tipos de câmeras, microfones e caixas de som que serão integrados.
Quando a sala é multiuso, ou seja, é utilizada para outras finalidades que não sejam apenas a videoconferência, também é preciso fazer uma análise mais profunda da necessidade de instalação. Nesse caso pode haver a necessidade da inclusão de processadores de áudio profissionais e equipamentos de automação do controle dos vários dispositivos instalados no sistema.
Quais equipamentos devem integrar a infraestrutura?
A qualidade da experiência em ambientes automatizados depende da usabilidade das ferramentas que integram a infraestrutura, os recursos disponíveis e as características da sala escolhida para ambientar os encontros, mesmo que eles sejam virtuais.
Integram essas características a iluminação, a acústica e o tamanho das salas, que influenciam diretamente a demanda e a potência dos equipamentos que devem ser indicados.
A iluminação, por exemplo, pode gerar reflexos que atrapalham a visibilidade da apresentação, por isso é imprescindível ter um ambiente com luminosidade uniforme para favorecer a concentração dos participantes.
O conforto nesses ambientes também é importante, logo é preciso criar condições que favoreçam a permanência das pessoas sem incômodo. O ar-condicionado deve ser uma prioridade e todas as funções de iluminação e climatização podem ser controladas de forma automatizada.
Outra importante característica é a acústica da sala, que não deve ter ruídos para garantir a inteligibilidade das informações transmitidas. É recomendável que ruídos externos não ultrapassem os 50 dBa (decibéis acústicos).
O tamanho da sala dita a demanda dos equipamentos:
- computadores capazes de realizar chamadas telefônicas via IP, integrados com equipamentos de output, como monitores, televisões (LED de no mínimo 40 polegadas), projetores e até um videowall. Esses equipamentos são conectados por cabos HDMI;
- alto-falantes que replicam o áudio transmitido durante as reuniões;
- câmeras que suportem a abrangência da sala, tanto para a transmissão de imagens do ambiente para as pessoas conectadas remotamente, quanto para a segurança do recinto e a documentação das informações compartilhadas;
- microfones capazes de captar o áudio de forma centralizada;
- software que integra as chamadas e os dados compartilhados para uma experiência de colaboração mais completa.
Uma boa conexão é fundamental para a qualidade do processo. A conectividade com a Internet pode demandar um link dedicado ou uma infraestrutura própria para a videoconferência — um servidor multiponto e capacidade de banda, por exemplo.
Sobre esse último aspecto, é importante saber que a regularidade e estabilidade da conexão são mais críticas do que altas taxas de transferência de dados, pois, geralmente, os fenômenos como picoteamento ou som “metálico” no áudio e imagens com a resolução alterada são resultados da flutuação na capacidade de banda.
Qual a importância de investir em novas tecnologias para salas de reuniões?
Você já pensou em ter um ambiente corporativo com sensores instalados capazes de identificar a movimentação, acionar a iluminação e a climatização mais apropriada para o dia, enfim, ligar ou desligar os aparelhos que serão usados na reunião?
Além de ser mais cômodo e sustentável, essa automatização permite reduzir consideravelmente o consumo de energia da empresa.
As salas de reunião são ambientes de compartilhamento de informações e demandam constante monitoramento. É necessário acompanhar dados sobre o uso dos espaços e simplificar processos com o agendamento automático e a reserva da sala, principalmente em grandes corporações.
Uma sala de reunião automatizada ainda gera dados sobre o uso dos equipamentos. A gestão adequada desses ativos permite eliminar o desperdício de insumos e de recursos quando ocorre o acionamento inadequado ou ociosidade das tecnologias implementadas na infraestrutura e permite tomar decisões mais acertadas, principalmente quanto à data de manutenção dos equipamentos.
Por meio de um controle inteligente ainda são gerados indicadores relevantes acerca da taxa de ocupação da sala ou da eficácia do uso de recursos elétricos em relação ao consumo atual da empresa. A tecnologia também permite aumentar a produtividade global, uma vez que os participantes não perdem tempo na realização de acionamentos que foram automatizados.
Como o Grupo Discabos pode ajudar a criar o ambiente perfeito nas empresas?
O Grupo Discabos tem um grande diferencial porque trabalha em parceria com projetistas, integradores de sistemas e os fornecedores mais confiáveis do mercado, que comercializam marcas renomadas e garantem o sucesso das instalações devido à alta qualidade, eficiência, durabilidade e segurança dos seus produtos.
O Grupo Discabos é referência no Brasil e representa marcas líderes mundiais para automação de escritórios e salas de reunião. Isso faz com que a confiança na entrega das soluções seja maior, independentemente do ambiente, assim como a adaptabilidade para as necessidades específicas de cada um de seus clientes.
É imprescindível ter a assistência de um profissional da área para um bom dimensionamento dos sistemas envolvidos em salas mais complexas. Essa complexidade pode variar conforme o tipo de aplicação, o tamanho ou formato da sala, a qualidade acústica do ambiente e a quantidade de participantes, por exemplo.
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