O momento atual é caracterizado, principalmente, pelo uso irrestrito de tecnologia. São inúmeros dispositivos e ferramentas utilizados diariamente, um grande volume de informações que precisa ser processado e uma necessidade de integração total entre pessoas e aplicações. O advento da Internet das Coisas (IoT) está intimamente relacionado a esse contexto e, no ambiente corporativo, pode ser evidenciado pela implementação de um sistema de automação em escritórios.

Apesar de utilizar os mesmos produtos que uma automação residencial, o sistema de automação em escritórios tem objetivos mais específicos: propiciar conforto e comodidade, mas, acima de tudo, visar à redução de custos e ao aumento da produtividade.

Quer saber como o seu negócio também pode ser otimizado por meio dessa integração? Continue a leitura deste post!

O sistema de automação em escritórios

Empresas são dotadas de processos, que podem ser produtivos, gerenciais ou de apoio. Em cada um deles, seja para realizar a compra de um insumo, seja para integrar novos colaboradores, são executados workflows (fluxos de trabalho) — sequências de ações que antecedem o resultado final.

O sistema de automação em escritórios acelera esses workflows, pois automatiza ações que demandariam tempo e esforço para serem cumpridas. Por exemplo, quando um customer success da empresa apresenta um produto ao cliente na sala de reuniões, ele precisa realizar uma sequência de atividades:

1. entrar na sala;
2. acender a luz;
3. ligar a TV;
4. conectar o cabo de vídeo entre o computador e a TV;
5. ligar o ar-condicionado;
6. fechar as cortinas;
7. ajustar o sistema de som.

Se o fluxo de atividades não for efetivado adequadamente, a reunião não será concluída a tempo e o cliente facilmente perceberá uma falta de organização e de preparo, fatores imprescindíveis para demonstrar capacidade de atendimento ao mercado.

Com um sistema automatizado, todas as ações são realizadas pelo acionamento de apenas um botão.

Em qualquer ambiente organizacional, é preciso que alguém ligue e ajuste a temperatura do ar-condicionado, mantenha os aparelhos em funcionamento durante o expediente ou desligue-os se estiverem ociosos, por exemplo.

Sensores de presença podem ser instalados e toda a infraestrutura pode ser automatizada para adequar o funcionamento dos equipamentos, o acionamento das máquinas e outras ações às necessidades do negócio. Somente um sistema inteligente pode controlar, de forma eficiente, esses workflows.

Assim, o sistema de automação em escritórios pode:

• identificar a movimentação no ambiente para ligar ou desligar os aparelhos e acionar a iluminação adequada, conforme muita ou pouca incidência de luz natural externa, por exemplo;
• desligar, ligar ou ajustar a temperatura do ar-condicionado;
• acionar mensagens ou músicas gravadas para avisar sobre determinados horários no escritório, como o de entrada, saída, almoço, despacho de transportadora, boas-vindas para os clientes etc.;
• abrir e fechar portões.

Na automação de uma residência, alguns processos podem mudar com o tempo, como um canal de TV padrão ou o horário em que a persiana será acionada. Já em ambientes corporativos, raramente esses workflows são alterados, facilitando ainda mais a aplicação dessa integração, garantindo eficiência e evitando a ocorrência de erros e desperdícios.

Os 7 exemplos de uso de um sistema de automação em escritórios

A aplicação do sistema de automação em escritório depende da demanda da empresa. É preciso mapear os processos adequadamente, antes de integrar ações para aumentar a eficácia do fluxo de trabalho. Confira as aplicações mais utilizadas a seguir.

1. Iluminação

Geralmente, as empresas buscam melhorar a eficiência energética da infraestrutura para reduzir o consumo de energia e garantir mais sustentabilidade aos seus processos. Por isso, sempre são apresentados projetos para implementar a automação no setor de iluminação e ar-condicionado.

Na iluminação, o projeto tem muito espaço para ganhos, pois não basta apenas trocar as lâmpadas incandescentes por LED. É preciso garantir que toda a estrutura de iluminação seja desligada quando não houver pessoas no ambiente organizacional, sendo imprescindível o acionamento por sensores de presença. Com sensores de luminosidade também é possível diminuir a potência das lâmpadas quando há muita incidência de luz natural, economizando mais ainda.

2. Controle de acesso

Além disso, em busca de mais segurança para a informação corporativa, muitos gestores implementam a gestão de identidades e acesso. Esse controle também pode ser efetivado pelo sistema de automação em escritórios.

É possível controlar o acesso por meio de cartões de radiofrequência, por exemplo, para monitorar horários de entrada e saída, registrar períodos trabalhados ou garantir que o acesso a áreas restritas não seja permitido.

3. Controle do ar-condicionado

O uso mais eficiente dos sistemas de ar-condicionado pode ser implementado pela programação do aparelho para funcionar de forma autônoma, por meio de sensores de presença, de temperatura, monitoramento remoto ou agendamento de horários.

4. Avisos sonoros automatizados

Muitas empresas e indústrias ainda usam sirenes para tentar avisar ou alertar os colaboradores. Além desses sons serem irritantes , o maior é que ninguém entende a “língua” das sirenes e quando elas tocam ninguém sabe se deve correr ou ficar. Para emitir uma comunicação mais assertiva para cada momento, hoje já é possível usar um sistema que automatiza os avisos sonoros executando faixas de áudio gravadas, que podem ser mensagens faladas ou até músicas. Esses avisos podem ser usados tanto para lembrar os colaboradores do horário de entrada, de almoço, pausas, horário de saída, como também para alertas em ocasiões de emergência.

5. Gerenciamento remoto de equipamentos

Alguns gargalos do processo produtivo também viabilizam a aplicação da automatização. O desperdício de insumos e de recursos (água, energia etc.), resultado do acionamento inadequado dos equipamentos ou da ociosidade de máquinas, é um exemplo que ocorre na grande maioria das empresas.

Também é preciso controlar, de forma mais eficiente, o uso das mídias, de áudio e de vídeo, para que seja ativado em momento oportuno, por meio de dispositivos móveis, por exemplo.

Essa gestão integrada de equipamentos pode ser realizada a partir de uma plataforma única, que integra todas as ações e funciona remotamente. A solução Crestron XIO Cloud, criada na plataforma Microsoft Azure, é de fáceis implantação e gerenciamento.

Baseada em IoT, permite a configuração, a atualização de firmware e implementações de correções de segurança de forma sincronizada em milhares de dispositivos, bem como o monitoramento de eventos operacionais dos equipamentos que integram os ativos da empresa. Além disso, centraliza dados acionáveis de uso, sem demandar conhecimento de programação, para garantir o tempo máximo de atividade de toda a infraestrutura.

Os painéis interativos exibem como espaços e tecnologias são realmente utilizados, em toda a empresa, e geram dados precisos que identificam oportunidades de melhoria e demandas de investimento.

6. Agendamentos em salas de reunião

Também é possível monitorar o uso dos ambientes compartilhados, como as salas de reuniões ou até mesas de trabalho, para saber quais são as mais utilizadas, inviabilizando parte da estrutura que onera recursos e não traz resultados.

Plataformas de gerenciamento, como o Crestron Room Scheduling, suportam várias necessidades e simplificam a localização e a reserva do espaço de reuniões em ambientes corporativos.

O sistema integra telas sensíveis ao toque e indicadores e sensores de ocupação e se conecta diretamente às aplicações de agenda mais populares do mercado — Microsoft Exchange, Google Calendar, IBM Notes, Ad Astra, CollegeNET, entre outros —, e ainda:

• permite a reserva de salas em painéis de agendamento fora do ambiente de reuniões ad hoc;
• exibe a disponibilidade das salas nos painéis de agendamento ou em painéis alocados próximos ao ambiente;
• mostra o calendário da sala;
• retorna ao inventário de ambientes disponíveis as salas em que não houve o comparecimento dos usuários.
• mostra os usuários que estão participando da reunião

7. Análise de dados de uso de equipamentos

As soluções de áudio e vídeo nas empresas podem ser monitoradas efetivamente a partir de ferramentas específicas. Entender exatamente o que acontece em uma infraestrutura é primordial para tomar as melhores decisões de gestão, que abrangem desde a melhoria dos processos até a necessidade de investimentos mais robustos.

A Crestron integra sistemas e tecnologias que operam de forma integrada, para viabilizar um workflow completo e facilitado a partir de um único sistema. O software de monitoramento e programação Crestron Fusion, por exemplo, adiciona uma camada de inteligência para promover o alto desempenho das empresas.

Por meio das soluções, é possível obter informações precisas acerca do uso dos equipamentos. Os dados de ocupação em sistemas de agendamento de salas de reuniões, por exemplo, permitem saber a frequência com que o ambiente é reservado ou estabelecer uma comparação entre a quantidade de agendamentos e o uso efetivo das salas, por quanto tempo elas são usadas e por quem.

Além disso, as soluções de áudio e vídeo, que integram a infraestrutura, também geram dados importantes. Por meio de relatórios, é possível saber com que frequência o sistema AV ou VTC é usado, quais fontes foram utilizadas, o tempo ou a periodicidade do uso da tela ou o período de uso simultâneo de telas, em caso de mais de um equipamento por ambiente.

Os desafios e as vantagens na implementação dos projetos

O maior desafio na automação de equipamentos está na obtenção das informações junto aos fabricantes. A parceria nesse sentido e um suporte adequado são primordiais para o sucesso do projeto. No entanto, o grande diferencial em implementar um sistema de automação em escritórios é o aumento da produtividade, pois colaboradores não perdem mais tempo de trabalho ligando, desligando ou ajustando a infraestrutura para o seu devido funcionamento.

Além de otimizar as horas que podem ser gastas no core business da empresa, a automatização visa à redução dos custos com energia elétrica e com o tempo que funcionários levam para executar estas tarefas. A racionalização dos processos também minimiza o índice de erros e retrabalhos, que podem comprometer a eficiência no negócio.

Outra vantagem é a obtenção de dados de uso dos equipamentos, para tomadas de decisões mais precisas, que mantêm a eficácia operacional e garantem a gestão dos ativos, que podem ter sua vida útil prolongada a partir de manutenções preditivas e atualizações em momentos oportunos.

A automatização em escritórios é viável tanto para pequenas quanto para grandes empresas, sem distinção do ramo de atuação, pois deixa o negócio mais dinâmico e evita problemas na infraestrutura.

O melhor momento para efetivar essa automação é sempre na planta dos projetos, mas isso não inviabiliza a adequação da infraestrutura, mesmo após o início das atividades da empresa, principalmente porque é possível realizar a instalação das soluções sem fio para retrofit.

O retorno do investimento é diretamente proporcional ao gasto da empresa — quanto maior a despesa com energia, por exemplo, maior será a percepção pela redução e mais rápida será a absorção do investimento.

O Grupo Discabos tem uma linha completa de soluções para o sistema de automação em escritórios. Com elas, é possível automatizar toda a parte elétrica, sonora, de climatização e de acesso da sua empresa. Imagine poder ir para casa, diariamente, ao som de Indiana Jones! Reduzimos expressivamente o consumo da sua organização, garantindo produtividade e eficiência para o seu negócio! Entre em contato e conheça as nossas soluções!